Wissensmanagement in Microsoft 365

Warum Wissensmanagement in Microsoft 365 Sinn macht

Der optimale M365 Wissenmanagement Prozess

Wissensmanagement ist die systematische Erfassung, Organisation, Weitergabe und Nutzung von Wissen in einem Unternehmen – damit Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind.

Im Durchschnitt verliert ein Wissensarbeiter über 30 Arbeitstage pro Jahr, weil Informationen nicht auffindbar sind oder doppelt erstellt werden (Quelle: APQC Research). Wichtiges Wissen verschwindet in E-Mails, geht mit Mitarbeitenden verloren oder existiert in veralteten Versionen. Mit einem Wissensmanagement auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint Online lösen wir genau diese Probleme: durch eine durchdachte Informationsarchitektur, klare Metadatenkonzepte und definierte Rollen – damit dein Unternehmenswissen auffindbar, aktuell und bereit für KI-Assistenten wie Microsoft Copilot ist.

Vorteile

Warum Wissensmanagement in Microsoft 365 – mit uns?

Viele Unternehmen haben SharePoint bereits lizenziert – aber kaum einer nutzt es als echtes Wissenssystem. Der Unterschied liegt nicht in der Technologie, sondern im Vorgehen.

OHNE WM-STRATEGIE

Wissen bleibt im Kopf – oder geht verloren.

✗

Wissen lebt in E-Mails und Laufwerken

Infos sind verteilt, nicht verschlagwortet – wer sucht, findet selten auf Anhieb.

✗

Keine Governance – Inhalte veralten still

Wer pflegt was? Ohne definierte Rollen bleibt die Pflege liegen.

✗

SharePoint als teures Laufwerk

Ohne Metadaten, Webparts und Suchkonfiguration bleibt das Potenzial ungenutzt.

✗

Abhängigkeit von Einzelpersonen

Wissen im Kopf geht beim nächsten Jobwechsel mit.

✗

Drittanbieter mit Lizenzkosten & Insellösungen

Zusätzliche Tools, obwohl M365 bereits lizenziert ist.

„Wir haben das irgendwo – ich weiß nur nicht mehr wo.“

MIT M365-WISSENSMANAGEMENT

Wissen wird gefunden – von allen, jederzeit.

✓

Metadaten-Taxonomie & PnP Modern Search

Inhalte sind konsistent verschlagwortet und filterbar – in Sekunden gefunden.

✓

Klare Rollen: Redakteure, Leser, Domänenverantwortliche

Erprobtes Governance-Konzept hält Inhalte aktuell und verantwortlich.

✓

Nativ in M365 – keine Zusatzlizenzen

SharePoint, Teams und Copilot greifen nahtlos ineinander.

✓

Skalierbar: eine Domäne heute, viele morgen

Provisionierungsskripte ermöglichen neue Wissendomänen auf Knopfdruck.

✓

KI-ready: Copilot als Wissensassistent

Gute Struktur heute ist die Grundlage für KI-gestützte Suche morgen.

„Das haben wir gesucht – und sofort gefunden.“

Was unsere Kunden sagen

Unsere Kunden teilen ihre Erfahrungen mit unseren M365-Lösungen – von der ersten Idee bis zum laufenden Knowledge Hub:

„Besonders hervorzuheben sind die partnerschaftliche Arbeitsatmosphäre, die schnelle Reaktionszeit sowie die hohe Qualität der Ergebnisse und der offene Wissensaustausch.“

Valerie Hornig

Referentin Unternehmenskommunikation & Social Recruiting, THIMM

„Das Ergebnis der Zusammenarbeit mit Digital Touch ist rundum überzeugend. Unser neues Intranet hat sich in Windeseile zur globalen Informations- und Kommunikationsplattform entwickelt. Für die interne Kommunikation ist die SharePoint-Lösung ein Quantensprung.“

Otmar Reichmeyer

Head of Corporate Communications, Maschinenfabrik Reinhausen

„Der Start mit Digital Touch war von Beginn an sehr positiv: Workshop vor Ort, nachvollziehbare Umsetzung und nachhaltiger Wissenstransfer. Besonders überzeugt haben uns die schnelle Unterstützung, die fachliche Kompetenz und der Train-the-Trainer-Ansatz.“

Nina Wiebesiek

Organisations- und Personalentwicklerin bei EHLEBRACHT Holding AG

Unser Vorgehensmodell

In 4 Schritten zu deinem Wissensmanagement

Ob Fachbereich oder IT: Wir helfen euch, Wissensmanagement mit SharePoint Online schnell nutzbar zu machen. Ihr startet mit einem funktionierenden Knowledge Hub und baut ihn Use-Case-basiert weiter aus.

Kick-off & Projektsteuerung

Wir starten sauber, klären Ziele, Rollen und Ablauf – und halten das Projekt strukturiert auf Kurs. Das erste Workshopthema „Was ist Wissen?“ ist direkt integriert.

Enablement: Beratung, Workshops & Training

Wir bauen euer Know-how auf und schärfen Inhalte, Zielgruppen und Use Cases – damit Entscheidungen schnell fallen und euer Team eigenständig handeln kann.

Knowledge Hub Grundaufbau

Kein leeres SharePoint-Skelett. Wir richten eine vollständige Wissensdomäne ein – mit sinnvoller Informationsarchitektur, Metadaten und nützlichen Webparts.

Agiler Prototypausbau & Use-Case-Testing

Statt alles vorab zu planen, arbeiten wir iterativ über 3-4 Monate: ihr bringt echte Inhalte ein, wir testen Use Cases und erweitern die Konfiguration Schritt für Schritt.

ERWEITERBAR NACH BEDARF

Zusatzmodule: Skalierung, Migration & Experience‍

Wenn ihr mehr Tiefe braucht, ergänzen wir gezielt – von Suche und Automatisierung bis Migration, Personalisierung, Usability-Validierung und Copilot-Chatbots.

PnP Modern Search

Training & Use Cases für Teams, die die Suche selbst konfigurieren wollen.

Prozesse & Automatisierungen

Genehmigungen & Lesebestätigungen via Power Automate.

Migrationunterstützung

Bestehende Inhalte strukturiert in den Hub überführen.

Personenverzeichnis

Filterbares Verzeichnis auf Entra-Basis, nach Rolle durchsuchbar.

Personalisierung

Tag-Abos pro Nutzer für eine individuelle Startseite.

Copilot Studio Chatbots

KI-Wissensassistenten auf Basis eurer strukturierten Inhalte.

Card Sorting & Tree Testing

Nutzerforschung zur Validierung der Informationsarchitektur.

VIVA Engage Workshop

Wissenscommunities als lebendige Ergänzung zur Wissensdatenbank.

Kontakt

Jetzt starten

Support

Häufig gestellte Fragen

Alles was du zu deinem zukünftigen Microsoft 365 Wissensmanagement wissen musst!

Was genau ist Wissensmanagement in Microsoft 365?

Wissensmanagement in Microsoft 365 bedeutet, das gesamte Unternehmenswissen – Prozesswissen, Fachwissen, Projektwissen – systematisch in SharePoint Online zu strukturieren, mit Metadaten zu versehen und über klare Zuständigkeiten aktuell zu halten. So wird Wissen auffindbar, teilbar und bereit für KI-Assistenten wie Microsoft Copilot.

Wie lange dauert ein Wissensmanagement-Projekt?

Ein typisches Wissensmanagement Einführungsprojekt für eine Wissensdomäne dauert 2 - 6 Monate, je nach Komplexität und Umfang des erarbeiteten Grundkonzeptes. Der anschließende Rollout auf weitere Wissensbereiche erfolgt schrittweise und kann je nach Unternehmensgröße, interner Kapazität und strategischen Ausprägungen zwischen 6 Monaten und 2 Jahren betragen.

Was sind Wissendomänen?

Wissendomänen sind thematische Bereiche, in denen Wissen gebündelt wird – z. B. Produktwissen, IT-Betriebswissen oder Onboarding-Wissen. Jede Domäne hat eigene Verantwortliche (Wissensmanager), definierte Inhaltsarten und eine passende Struktur in SharePoint.

Wie hilft Wissensmanagement bei der KI-Nutzung (Copilot)?

Microsoft Copilot kann nur auf Wissen zugreifen, das strukturiert und auffindbar in Microsoft 365 abgelegt ist. Ein sauberes Wissensmanagement mit Metadaten, klarer Taxonomie und definierten Zuständigkeiten ist die Grundlage dafür, dass Copilot relevante und zuverlässige Antworten liefern kann.

Brauche ich spezielle Lizenzen für das Wissensmanagement?

Nein. Wissensmanagement in Microsoft 365 basiert vor allem auf SharePoint Online, das in den gängigen Microsoft 365 Business- & Enterprise Lizenzen enthalten ist. Für erweiterte Funktionen wie Prozessautomatisierungen und KI-gestützte Funktionen können zusätzliche Lizenzen benötigt werden oder sinnvoll sein - wir beraten dich dazu gerne.

Welche Rollen gibt es im Wissensmanagement?

Typische Rollen sind Wissensmanagement-Verantwortliche (strategische Steuerung), Wissensdomänen- und/oder Themenverantwortliche (Steuerung von Wissenserstellung), Content Manager (operativer Betrieb und laufende Erweiterung der Informationsarchitektur) und Wissensträger, Redakteure und die verschiedenen Leser-Zielgruppen. Je nach Prozessintegration und Anforderungen können Wissensmanagementprozesse mit weniger oder mehr Rollen und entsprechenden kaskadierenden Verantwortlichkeiten gestaltet werden. Wir stellen Best Practices vor und entwickeln mit dir die passende Schablone.

Könnt ihr auch bestehende Inhalte migrieren?

Ja, wir unterstützen euch bei der Migration bestehender Wissensinhalte aus Dateiablagen, Wiki-Systemen, Confluence oder anderen Quellen nach SharePoint Online. Dabei werden die Inhalte nicht nur verschoben, sondern gleich mit Metadaten angereichert und in die neue Struktur eingeordnet. Die technischen Möglichkeiten sind vom konkreten Anwendungsfall abhängig - sprich uns gerne an.

Wie hoch sind die Kosten?

Wir schnüren ein individuelles Paket gemäß eurer Ausgangssituation und eurem Umfang. Buche hierzu einfach einen kostenlosen Beratungstermin mit uns. Zusätzlich bieten vorgefertigte Einstiegspakete an, die ein festes Projektvorgehen und einen genau umrissenen Liefergegenstand in SharePoint beinhalten.

Starte jetzt mit deinem M365-Wissensmanagement!

Gerne zeigen wir dir in einem kostenlosen Beratungstermin, wie du Wissensmanagement in Microsoft 365 nachhaltig aufbauen kannst und welche Möglichkeiten SharePoint für dich bietet.

Beratungstermin vereinbaren

Das Team für dein Microsoft 365 Dokumentenmanagement

Wissensmanagement in Microsoft 365 – Wissen strukturiert verfügbar machen

Warum Wissensmanagement in Microsoft 365 Sinn macht

Warum Wissensmanagement in Microsoft 365 – mit uns?

Wissen bleibt im Kopf – oder geht verloren.

Wissen wird gefunden – von allen, jederzeit.

„Wissensmanagement ist kein Tool, sondern ein Prozess. Wir schaffen die Umgebung, in der Wissen nachhaltig entsteht, geteilt und gepflegt wird – direkt in eurer bestehenden Microsoft 365-Landschaft. Denn: Artificial Intelligence does not work without Human Intelligence.“

Dein Wissensmanagement-Hub in SharePoint Online

Was unsere Kunden sagen

In 4 Schritten zu deinem Wissensmanagement

Zusatzmodule: Skalierung, Migration & Experience‍

Wir sind der Experte für Wissensmanagement in Microsoft 365

Wissensmanagement in Microsoft 365 – So gelingt der Einstieg

SharePoint als Wissensdatenbank – Best Practices

"Besonders überzeugt haben uns die schnelle Unterstützung, die fachliche Kompetenz und der Train-the-Trainer-Ansatz."

Häufig gestellte Fragen

Starte jetzt mit deinem M365-Wissensmanagement!